3 大技巧改善庫存盤點流程的封面圖,搭配一個女子點選手機盤點系統

如何改善庫存盤點流程?3 大盤點技巧,又快又準確

發布日期:2023 年 05 月 08 日

許多倉庫和零售商在盤點庫存時,經常發現數量不符、東翻西找還是找不到庫存,導致顧客無法按時收到訂購商品,最後演變成不間斷的客訴抱怨,品牌的形象與信譽因此受到打擊。

庫存盤點管理如果沒有做好,很容易就會陷入惡性循環。但是,對於剛剛開始接觸盤點的人來說,這項任務可能會讓人感到無從下手,也不清楚庫存盤點的結果意味著什麼。

我們將傳授您盤點管理的實用小技巧,帶您揭開標準盤點流程、如何有效率地快速盤點的神秘面紗。想改善庫存盤點作業,成為盤點管理的高手,就從閱讀這篇文章開始!

庫存盤點為何重要?


維持準確的庫存量能幫助企業審視存貨成本和毛利率,作為評估內部財務管理的基本健康指標。透過庫存盤點,企業能比較帳面庫存與實際庫存,追蹤數量與其價值。

舉例來說,當存貨囤積已久,您需要思考化解庫存過剩的辦法,針對周轉速度緩慢的滯銷品、停產且市場已無實際需求的庫存,您該如何轉換其用途,創造新的價值。

另一個常聽到的例子是,流動性高的商品時常缺貨無法準時配送,導致消費者滿意度下降,最終轉往其他零售品牌的懷抱,這時除了積極調撥庫存,增加人員巡視貨架的次數,補充存貨,企業還能怎麼做?您可能得考慮尋求更縝密的替代方案,帶入數位轉型的思維,為公司導入需求規劃軟體(如 MOVEX | Forecast)改善預測庫存供應量,降低隱形成本。

說到底,庫存盤點的訊息會用在預算拿捏、未來銷售願景、供應鏈決策與其他商業重要方向上,是完善財務管理、客戶服務和營運效率的關鍵推手。

庫存盤點制度


展開盤點行動前,就遇到存貨管理的計算問題,不知道要採用哪種會計盤存制度好?我們先來認識兩大庫存管理方式吧!

定期盤存制


最常見的庫存盤點計畫是定期盤存制(Periodic Inventory System),負責人員會在固定週期更新庫存資訊,實地清點倉儲區域或門市貨架上看得到的實際庫存。

有些公司會針對資產進行年度大盤點,或是每季、每月盤點一次,尤其是在重視存貨與耗材供給量的營運單位如餐廳、零售門市、大賣場甚至會在晚班或打烊前完成每日盤點作業。

以年終盤點為例,有些倉庫會在盤點期間暫時停止正常出貨,以便確實統計企業的實際庫存量,或是乾脆避開出貨旺季,選擇在淡季的時候全面盤點,以防進進出出的貨物造成盤點誤差。

不過,哪種類型的庫存適合使用定期性盤點?如果您的庫存種類單純且倉庫規模小,那手動計算庫存應該會是最符合經濟效益的管理方式。

永續盤存制


站在持續性盤點的管理角度,永續盤存制(Perpetual Inventory System)絕不放過每樣庫存進出和移動的身影,任何庫存異動情形都會清楚地登記在 ERP 或 WMS 中(如 MOVEX | Logistics 倉儲管理系統),不僅能追蹤呆滯庫存在架上的停留時間,還能隨時檢視即時的帳面庫存。

對比定期盤存制只在特定時間點貨,永續盤存制無時無刻都在更新庫存紀錄,也因此更加依賴庫存盤點系統、條碼管理與電子設備的整合性。這項盤點計畫通常會用行動掃描技術蒐集資料,並藉由手機盤點系統、QR Code 盤點系統、RFID 盤點系統自動上傳最新庫存量。

如果您倉庫擺放的產品組合複雜,或是擁有大量高單價的庫存,永續盤存制能在不影響營運的基礎下,幫助您完成盤點步驟,除了提高企業帳務和實際庫存的準確性,還有效掌握銷售成本。

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倉庫盤點流程


倉庫盤點流程不外乎是「清點」、「記錄」、「核對」、「更正」四大步驟,我們以 MOVEX | Logistics 倉儲管理系統(MOVEX WMS)為例,帶您進入庫存盤點 SOP。

  1. 首先選定庫存盤點方式,比如週期性盤點、持續性盤點。

  2. 從 MOVEX WMS 建立並列印庫存盤點單。

  3. 根據列印在盤點單上的儲位編號,走到指定商品的儲位位置,開始人工清點。

  4. 為清點過的庫存做記號,例如:劃叉表示缺貨、打勾表示有現貨,並記錄實際數量。

  5. 盤點完畢後,將實際庫存登記至 MOVEX WMS。

  6. 彙整實際盤點數據與帳面庫存,產出庫存差異報告,視情況回報給主管。

  7. 根據盤差結果,MOVEX WMS 自動更新帳面庫存。

上述的盤點標準作業流程是以搭配「紙本」盤點單基礎,而同樣的流程在 MOVEX WMS 中也可以透過「無紙化」搭配條碼掃描器達成。

雖然在實務應用上,企業可能會依照不同的行業別、庫存屬性、商業策略微調盤點對策,難以一體適用,但對 MOVEX WMS 的影響並不大。因為不論是在固定的時間全面盤點,或是持續在進貨、揀貨庫存異動時即時進行盤點,兩種庫存盤點方式都能透過 MOVEX WMS 彈性實現,也就是說同一間公司可以依照需求和時機自由切換倉庫盤點流程。

延伸閱讀:《倉庫管理流程圖是什麼?公開流程圖製作技巧,讓管理更簡單》

庫存盤點怎麼改善?


實施盤點流程並非不可能的任務,但要怎麼「快、狠、準」管理盤點流程,對於企業來說,可能是一項艱鉅的超級挑戰。靠熟門熟路的資深盤點員能解決當務之急,可惜無法一勞永逸。

別讓庫存盤點成為企業穩定發展的絆腳石!掌握計畫書下筆訣竅、數位科技應用,您的盤點流程也能突破阻礙,獲得改善。

(1)擬定倉庫盤點計畫


想達成有效管理的目標,別一頭栽進去,首要技巧就是預先制定作戰計畫,盡可能釐清即將要發生的問題,面對盤點任務也是如此,您需要準備一份倉庫專用的庫存盤點計畫。

  • 要多久實施一次盤點?每次大盤預計會花多少時間?

  • 熱銷商品與滯銷商品的盤點週期分別為何?那消耗品與非消耗品呢?

  • 盤點日期會不會和重要出貨檔期產生衝突,像是每逢週年慶總要限時配送搶購套組?

  • 盤點要包含的倉庫樓層與貨架範圍有哪些?

  • 要調派多少人手支援盤點作業?

  • 是否需要額外添購電子設備輔助盤點流程?預算上能否通過?

  • 目前的倉庫佈局是否有改善空間,像是移除混亂雜物,以便規劃整潔的盤點動線;或是調整貨架高度,提高拿取貨物的安全性,降低受傷風險?

此外,您還需要和各項目的負責人溝通,使工作分工明確,避免重複作業,佔用備貨處理走道和已安排的倉庫進貨流程。一旦找到這些問題的解答,就代表您的前置計畫做得差不多了,接下來就可以交給盤點人員按部就班,有條理地執行庫存盤點。

(2)搭配條碼掃描器


在沒有意外的情況下,手動盤點的範圍越大,所需勞動力就越多。許多物流倉庫作業員和商店店員都曾體驗過盤點過程的辛苦,包括來回計算架上商品數量、在盤點單寫下數字和認列盤損的原因。有時候,人為的抄寫疏失或庫存統計錯誤也會帶來麻煩。

然而,要怎麼減少失誤且即時回報庫存盤盈、盤虧情況呢?

擁有行動裝置掃描商品條碼輔助盤點流程後,您不用再擔心點貨點到一半,會突然忘記算到哪裡。因為只需幾秒鐘的時間,手持條碼器即可直接改善庫存資料蒐集速度,並正確、迅速地將資料傳輸到盤點系統中。而且採用 RFID 條碼掃描器,甚至能一次辨識多個條碼,同時盤點多樣物品。有了這樣的工具,您再也不用擔心加班熬夜,卻無法趕在隔天開工前完成盤點了。

(3)雲端庫存管理系統


庫存盤點是一項乏味又耗時的工作。傳統的作業模式要求人員用紙筆記錄,再回到 Excel 庫存盤點表輸入資料,如果又剛好是大盤,從開始到結束可以花上數個小時到一整天的時間。近年面臨勞動市場大缺工的衝擊,物流人力吃緊,這樣的管理流程既不簡便也不利於庫存追蹤,還可能造成盤點人員的負擔。

很顯然,您需要一種更有效率的方式來管控庫存。但該如何做到快速更新庫存,進而改善盤點流程呢?雲端庫存系統是各門市據點、物流倉庫資料的線上集合站,具備庫存集中管理功能,能協助企業即時洞察跨通路庫存,自動調整盤點差異。最重要的是,庫存上雲能確保資料的安全性,同步每筆資料的活動紀錄,每位使用者的一舉一動都能透過雲端庫存系統查詢。

如果您的公司已經在使用 ERP、WMS 或進銷存控管庫存,只不過系統本身安裝在電腦上,或是無法支援移動式盤點流程,那該怎麼辦?這時您需要的不是雲端庫存管理系統,而是一個「方邊攜帶,能邊走邊輸入盤點資料的系統畫面」,雖然說起來容易,但往往企業遇到的難題是合作的系統商以套裝軟體的開發限制為由,拒絕客製需求。

正好,除了現有的全通路零售軟體,提供客製化軟體解決方案並從旁協助給予 IT 顧問建議也是 OSP 的強項!我們能為您從無到有,設計盤點專屬的前端畫面,透過 API 串接您現有系統的庫存數據,無縫整合前後端資料,輕鬆實現微服務(Microservice)應用與盤點系統擴充。不僅契合您的商業需求,也符合盤點流程的商業邏輯和業務細節。

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